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Grundlegende Anmerkungen

Wer in seinem Unternehmen von Anfang an klare Strukturen schafft, wird keine kostspieligen Überraschungen erleben.
Wer in seinem Unternehmen von Anfang an klare Strukturen schafft, wird keine kostspieligen Überraschungen erleben.

Organisation - Tipps für die Praxis


Was zu Beginn oft unübersichtlich wirkt - Unternehmensunterlagen, Rechnungen, Quittungen - sollten Sie schnellstmöglich in ein geordnetes System überführen. Bedenken Sie, dass Sie nach der Abgabenordnung als Kaufmann (Buchführungspflicht nach § 140 AO) und oberhalb bestimmter Grenzen (§ 141 AO Buchführungspflicht bestimmter Steuerpflichtiger) zur Aufbewahrung der geschäftlichen Unterlagen für steuerliche Zwecke verpflichtet sind. Aber nicht nur dies sollte Sie zu einer geordneten Unternehmensführung motivieren! Ein anderes Extrem wäre, wenn Sie vor lauter Organisation keine Zeit mehr für Ihre Kernaufgabe, die Betreuung Ihrer Kunden, finden. Zu viel Organisation kann Ihrem Unternehmen genauso schaden wie zu wenig. Welche Aufgabenfelder umfasst die Organisationsplanung?
  • Dokumentenablage (Eingangsrechnungen / Kundenrechnungen / Verträge etc.)
  • Persönlicher Arbeitsplatz
  • Unternehmensabläufe (Angebotserstellung / Auftragsannahme / Kundenbetreuung / Rechnungswesen)
  • EDV
  • Kommunikation mit den Mitarbeitern und deren eigene Kommunikation untereinander
  • Zeitmanagement

Tipps für die Praxis

Dokumentenablage: Getrennte Ordner für betriebsinterne und kundenbezogene/rechnungsbezogene Unterlagen

Ordnungsschema für betriebsinterne Unterlagen

  • Finanzamt
  • Firmenunterlagen (Betriebsnummer der Arbeitsagentur, Gewerbeanmeldung, Berufsgenossenschaft,
    IHK etc.)
  • Bank (Kontoauszüge, Kreditunterlagen)
  • Versicherungsverträge
  • Verträge Telefon / Kommunikation
  • sonstige Verträge (z. B. Leasing-, Wartungs-, Serviceverträge)
  • Personalunterlagen
  • wiederkehrende Zahlungen oder andere Terminangelegenheiten
  • Kundenbezogene / rechnungsbezogene Unterlagen: Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen, Angebote

Unterlagen am besten chronologisch ordnen, und zwar mit dem jüngsten Datum oben (= kaufmännische Ablage).

Zeitmanagement

Gerade zu Beginn werden Sie von Aufgaben überhäuft. Setzen Sie deshalb klare Prioritäten, erledigen Sie die wichtigsten Aufgaben gleich und delegieren Sie! Teilen Sie die Zeit in Blöcke ein und setzen Sie sich realisierbare Unterziele, die Sie in dieser Zeiteinheit erfüllen möchten. Dies vermeidet Zeitverluste, die durch Springen zwischen den Aufgaben entstehen. Vergessen Sie bei alledem nicht Ihr Privatleben, planen Sie Auszeiten bewusst ein.

Unternehmensorganisation

Schaffen Sie klare Strukturen! Dabei können Sie eine funktionale Aufteilung der Tätigkeiten oder eine prozessbezogene  Organisationsstruktur zu Grunde legen. Darunter fällt die Aufteilung der Tätigkeiten entlang der Wertschöpfungskette (Auftragseingang, Auftragsverarbeitung, Bestellvorgang, Rechnungsstellung und Buchhaltung, Versandvorbereitung, Kundenkontakt). Gliedern Sie Ihre Wertschöpfungskette in klare und überschneidungsfreie Tätigkeiten, die Sie bestimmten Personen oder Abteilungen zuordnen. Einheiten, die mehreren  Aufgabenbereichen zuarbeiten (IT oder Rechnungswesen), sollten Sie in einen selbstständigen Prozess oder eine selbstständige Abteilung überführen.

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