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Unternehmen führen | Forderungsmanagement

Systematisches Forderungsmanagement trägt dazu bei, Ihr unternehmerisches Risiko zu begrenzen.
Systematisches Forderungsmanagement trägt dazu bei, Ihr unternehmerisches Risiko zu begrenzen.

Liquidität im Auge behalten


Forderungen entstehen, wenn Sie Leistungen erbracht haben, die Zahlung des Kunden aber noch nicht eingegangen ist. Da Ihnen in den meisten Fällen dabei Kosten entstanden sind, müssen Sie die Zwischenfinanzierung in Ihre Liquiditätsplanung einbeziehen, um nicht in Zahlungsschwierigkeiten zu geraten. Es empfiehlt sich also eine systematische Aufarbeitung Ihrer Forderungen - nach Höhe und Frist.

Sie können Ihr Risiko verringern, wenn Sie die Liquidität Ihrer Kunden im Auge behalten oder etwa Teilzahlungen vereinbaren. Informationen über die Kreditwürdigkeit von Unternehmen erhalten Sie bei Wirtschaftsauskunfteien oder im Unternehmensregister (gegen Entgelt, Link siehe unten). Trotz vorbeugender Maßnahmen kommen Ihre Kunden unter Umständen in Verzug, und Sie haben das Recht, sie darauf hinzuweisen. Ein wirkungsvolles Forderungsmanagement setzt einige Vorarbeit im Unternehmen voraus. Erstellen und versenden Sie eine korrekte Rechnung. Achten Sie vor allem darauf, ein eindeutiges Zahlungsdatum festzulegen. So ergibt sich eine eindeutige Fälligkeit.

Zahlungserinnerung

Senden Sie nach Ablauf der vereinbarten Zahlungsfrist und Prüfung, ob die Zahlung eingegangen ist, Ihrem Kunden eine freundliche Zahlungserinnerung. Vielleicht ging Ihre Rechnung einfach nur verloren. Schicken Sie eine Kopie der Rechnung und fügen Sie einen Prospekt oder etwa einen neuen Katalog hinzu. Sie möchten den Kunden schließlich halten und nicht verlieren.

Erste Mahnung

Bleibt das Erinnerungsschreiben erfolglos, senden Sie eine erste Mahnung, die in einem höflichen Stil verfasst sein sollte. Achten Sie auf die Angabe des Grundes, warum der Kunde in Verzug ist und auf die Angabe des neuen Fälligkeitsdatums, welches in der Regel 14 Werktage nach Zugang der Mahnung sein sollte. Spätestens mit der Mahnung gerät Ihr Kunde in Schuldnerverzug und Sie können bei ihm Ihren entstandenen Schaden geltend machen. Verzugszinsen stehen Ihnen zu. Falls sich der Schuldner in Verzug befindet und Sie einen Rechtsanwalt einschalten, müssen die damit verbundenen Kosten durch den Schuldner getragen werden. Dies gilt laut Rechtsprechung nicht für Kosten, die durch das Einschalten eines Inkassounternehmens verursacht werden.

Zweite Mahnung

Zeigt die erste Mahnung keine Wirkung, können Sie eine zweite Mahnung versenden, die im Stil dringender sein sollte. Geben Sie ein neues Fälligkeitsdatum der Rechnungssumme an, welches in der Regel 10 Werktage nach Zugang der zweiten Mahnung liegen sollte. Weisen Sie Ihren Kunden auf mögliche Konsequenzen hin. Neben dem gerichtlichen Mahnverfahren können Sie professionelle Inkassounternehmen beauftragen, um Ihre Forderung durchzusetzen.

Dritte Mahnung

Ist auch die zweite Mahnung erfolglos, können Sie dem Schuldner eine dritte Mahnung übersenden. In dieser sollten Sie Ihrem Schuldner mit ernsthaften Konsequenzen drohen. Beispiele hierfür wären unter anderem der Gang zum Rechtsanwalt oder vor Gericht sowie das Einschalten eines Inkassounternehmens. Damit verdeutlichen Sie dem Schuldner die Ernsthaftigkeit Ihres Anspruchs. Machen Sie auch darauf aufmerksam, dass alle weiteren von Ihnen eingeleiteten Schritte unmittelbar Kosten für ihn darstellen. Um einen Beweis liefern zu können, dass die dritte Mahnung tatsächlich versendet wurde und dem Schuldner zugegangen ist, sollten Sie diese per Einschreiben versenden.

Im rechtlichen Sinne sind die zweite und dritte Mahnung nicht notwendig. Daher sollten Sie genau überlegen, ob Sie nicht gleich (aus Gründen der Wirtschaftlichkeit) einen gerichtlichen Mahnbescheid anstreben oder die Forderung in die Hände eines Inkassounternehmens oder eines Rechtsanwalts legen.

Gerichtlicher Mahnbescheid

Um einen gerichtlichen Mahnbescheid zu beantragen, benötigen Sie den Vordruck „für das maschinelle Verfahren“, den Sie im Schreibwarenladen erwerben können. Eine Vertretung durch einen Rechtsanwalt ist möglich, aber nicht vorgeschrieben. Den Vordruck müssen Sie ausgefüllt an das zuständige Amtsgericht senden. Das Mahngericht prüft Ihren Antrag dann auf formale Richtigkeit, nicht jedoch das tatsächliche Bestehen der Forderung. Das Mahngericht stellt bei formaler Richtigkeit den Mahnbescheid dem angegebenen Schuldner zu. Dieser kann entweder die Forderung begleichen oder innerhalb von 14 Tagen Widerspruch einlegen.

Vollstreckungsbescheid

Reagiert der Schuldner auch nicht auf den erlassenen und zugestellten Mahnbescheid innerhalb der angegebenen Frist von 14 Tagen, so können Sie nach Ablauf der Frist einen Vollstreckungsbescheid beantragen, der dann vom Gericht dem Schuldner übersendet wird. Auch hier besteht nach Zugang eine 14-tägige Frist der Zahlung bzw. des Widerspruchs. Reagiert der Schuldner auch auf diesen Vollstreckungsbescheid nicht, so bekommen Sie einen Rechtstitel, der es Ihnen ermöglicht, im Zeitraum von 30 Jahren Ihre Forderung geltend zu machen. Im Falle eines Widerspruchs durch den Schuldner geht das Verfahren in eine Zahlungsklage über, die dann gerichtlich behandelt wird. Sie können den Rechtstitel z. B. benutzen, um eine Pfändung durch den Gerichtsvollzieher zu erwirken oder eine Kontopfändung einzuleiten.

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